Хронометраж дня измерять чтобы контролировать
Хронометраж дня измерять чтобы контролировать

Хронометраж дня измерять чтобы контролировать

Хронометраж дня: измерять, чтобы контролировать

Что человек может контролировать? То, что он может измерить, проанализировать и отследить. Если измерить не получается, то никогда не будет возможности и для контроля. Это аксиома. В этом ракурсе особую привлекательность начинает обретать техника «хронометраж дня» – важный элемент самостоятельного тайм-менеджмента.

Хронометраж дня: суть и задачи

Хронометраж… Слово даже не требуется перевода: «хронос» – время, «метр» – мерить. То есть нечто для измерения времени.

Но составленная по определенным правилам.

Хронометраж и его значимость можно сравнить с домашней бухгалтерией. Чтобы понять, куда деваются деньги, нужно в системе вести учет расходов и доходов. Аналогично и со временем: чтобы понять, на что уходят часы и почему одна минута отдыха превращается в день безделья, необходимо снять фотографию дня во временном ракурсе.

Чаще всего рекомендован хронометраж рабочего дня, то, если честно, лучше снимать его по всей дневной протяженности. С утра и до самого момента сна. Толку будет больше.

Задачи хронометража дня просты:

  1. Понять, на что мы тратим наш невосполнимый временной ресурс.
  2. Найти неохваченные резервы времени или научиться их создавать.
  3. Выработать в себе «чувство времени».

Хронометраж – фотография дня – не требует для выполнения никаких особых знаний. Достаточно строго следовать трем рекомендованным шагам.

3 этапа создания хронометража дня

Честно говоря, хронометраж дня даже примеров не требует. Все настолько просто и понятно. Что нужно делать:

  1. Выбрать удобный носитель для фиксации потраченного времени. Это может быть блокнот, таблица в ноутбуке или смартфоне, ежедневник – то, что постоянно или чаще всего под рукой.
  2. Фиксировать, записывать все дела, длительность которых более 5 минут.
  3. Анализировать полученный результат

Теперь чуть подробнее. А если останутся вопросы, то их всегда можно задать в комментариях!

Как правильно заполнять хронометраж

Лучше всего уделять этому занятию каждые полчаса-час времени. Иначе можно что-нибудь забыть или исказить информацию. Понятно, что если длительность обязательного совещания 2 часа, а пара в университете 1,5, то фиксировать нужно именно эти временные отрезки. Но на работе или дома стоит уделять точности больше внимания!

Что именно нужно записывать?

Первый столбик (для таблиц) время начала действия; второй – время окончания; третий – описание выполненной задачи, мероприятия; четвертый – результат; пятый – самочувствие.

Если посмотреть стандартный образец хронометража рабочего дня, то предпоследнего столбца в нем обычно нет. И зря, потому что только реальный вывод по выполненной работе поможет понять – делом человек занимался или потакал случайным неконтролируемым хронофагам.

Последний столбик поможет анализировать производительность после определенных событий: после занятий в тренажерном зале, длительной дороги, по окончанию совещания у директора и т.п. И впоследствии даст возможность прогнозирования поведения при аналогичных ситуациях. Так что рекомендую!

Ведение качественного и количественного учета позволит реально оценить свои временные затраты, проанализировать их с учетом дополнительных факторов и, как следствие, повысить свою проактивность.

Хронометраж дня: анализ текущей ситуации

Сразу стоит оговориться: ни один пример или образец хронометража рабочего дня не поможет пониманию процесса учета и контроля времени. Поэтому стоит все делать самому – пусть пару дней, но самому. По итогам составленной таблицы можно увидеть главные моменты:

  • Стандартные и часто встречающиеся хронофаги. Это самые настоящие «узкие места» нашего планирование. А ведь хронофагом может быть что угодно – даже совещание совета директоров компании, если там льется вода и не обсуждается ничего путнего.
  • Задачи, на решение которых не хватает времени. Как сделать расчет ресурса времениуже обсуждали, а вот как найти это время покажет только хронометраж.
  • Посчитать количество «потерянного» времени, всякие полезные коэффициенты и сделать нужные выводы.

Данные сведения дадут очень многое. Они научат ценить время, помогут увидеть нецелесообразность некоторых дел, укажут, где выискивать ресурсы, и, главное, позволят двигаться напрямую к поставленным целям. Так как самое основное в движении к мечте – время, которое мы может выделять для свершения конкретных шагов.

Конечно, можно довериться техникам исполнения желаний и шаманским практикам, но лучше комбинировать эзотерику и реальные работающие методы.

Как часто требуется проводить хронометраж дня

Упражнение не требует постоянного выполнения.

Для начала можно попробовать учитывать свое время пару-тройку дней. Обычно это хватает для первичной самодисциплины, но не дает полной картины.

Идеальное решение – вести хронометраж дня две недели.

Это позволит увидеть основные хронофаги, научится первоначальному контролю над временем и оценить свои реальные возможности в достижении планов.

Потом хронометраж можно прекратить и возвращаться к нему только для решения действительно значимых задач или для приведения своего графика в норму после отпуска или длительных выходных!

Источник

Жизнь — это тренинг личного роста

Именно так я рассматриваю все, что со мной происходит.

И в силу специфики своей тренерской деятельности, и в силу природного любопытства, склонности копаться в сути и экспериментировать. В первую очередь со своей жизнью. Период экстремальности и гонки за количеством прошел, теперь все перешло в качественные улучшения каждого дня.

Каждая книга, проект, фильм, человек, случайный билборд или обрывок песни из проезжающей машины стали для меня стимулом, знаком, вопросом, учителем, источником опыта. Моя жизнь насыщенна и прекрасна. Я в это верю. А еще я это осознаю.

Осознанность — ключевое слово. Когда у тебя много разных задач, семья, проекты сменяют друг друга или идут параллельно, когда надо успеть все домашние дела да еще и почитать, уделить время себе, можно потерять счет времени и вкус жизни.

Однажды именно это со мной и случилось. Не в первый раз, конечно, но это был переломный момент, когда приперло к стене дискомфорта так крепко, что проскочить не получилось. В такие моменты я иду на шоппинг в книжный. Для меня такие походы — настоящий релакс. А если в магазине есть кресло, это вообще рай.

В тот раз мне в руки попалась автобиография Бенджамина Франклина. Она перевернула мое представление о личностном росте. Его критериальный подход к анализу своей жизни стал для меня новой дверью, которая раньше мне не попадалась, или я не находила к ней ключи.

Совершенства Франклин, конечно, не достиг, как сам сказал об этом в своей книге. Но если бы он к нему не стремился, то не прожил бы столь замечательную жизнь. Самое главное — не осознал бы ее.

С этого все и началось. Это был мой первый опыт ведения именно анализа дня, а не дневника. Было это давно. И до сих это инструмент, который помогает мне видеть и проживать свой день. И для меня каждый день совершенный.

За время практики анализа дня у меня выработалось несколько подходов, которые не дают застояться и замылить взгляд на день. Ими я и хочу поделиться.

Что такое анализ?

Прежде всего, анализ дня — это не дневниковые записи. Рефлексирую я в рамках фрирайтинга, рисования. Анализ дня — это структурированный подход, которые происходит по каким-либо критериям/схемам/сферам/задачам. Это констатация фактов без домыслов/чувств/эмоциональной окраски.

События — это факт. Что с ним потом делать — это уже выбор каждого. Анализ дня — это инструмент для отслеживания динамики своего развития и осознания всего, что происходит со мной в жизни.

Вдохновение для техник черпается из множества источников, завязываются в логическую структуру они уже в моей голове. Привожу свой личный опыт и взгляд на данный вопрос.

Классический анализ дняКлассический анализ дня Скетч Спасибо к классическому анализу дняСкетч Спасибо к классическому анализу дня

Классический анализ дня

Самая первая техника, которая у меня выстроилась, состояла из десяти критериев, которые были и остаются для меня важными.

  1. Достижение дня. Что мне сегодня удалось?
  2. Открытие дня. Что стало для меня сегодня новым? В себе, в людях, в темах и т.д.
  3. Люди дня. Все, кто оказал на меня влияние сегодня (реальные люди и персонажи).
  4. Цитата дня. То, что сегодня зацепило, стало важным в речах людей, чтении, в диалогах.
  5. Мысли дня. То, что сегодня не оставляло и заставляло задуматься, размышления и выводы, которые пришли сегодня.
  6. Зона роста. То, что следует перевести в зону задач, совершенствовать и сосредоточиться.
  7. Порадовало. Об этом мы часто забываем, но именно это, на мой взгляд, делает наш день чудесным. Это могут быть приятные мелочи, без которых день был бы другим.
  8. Интересно. То, что хотелось бы изучить, почитать, новые какие-то направления в темах, в общении.
  9. Прорыв дня. Это то, что получилось закончить, довести до конца, то, что приобрело форму завершенности в делах, в отношениях.
  10. Спасибо. Это самый главный для меня пункт. Он есть всегда, в каком бы я виде ни делала анализ дня. Я каждый день благодарю людей и не только за новый совершенный день. Для меня это один из пунктов осознанности всего происходящего, замечания мелочей, понимания важности каждого момента и его причинности.

На такой анализ я отвожу 30-40 минут вечером. Пишу не более двух страниц (если день был очень насыщен).

Как работать с этой техникой:

  • Определите, что важно для вас на данном этапе.
    Критериев может быть сколько угодно, важно, чтобы вы все могли «пощупать», то есть они должны быть не эфемерными, а вполне конкретно достижимыми.
  • Составьте перечень критериев.
  • Ведите анализ каждый день.
    Мой личный опыт показал, что вечер — лучшее время. Наутро многое теряется из виду.
  • Пишите коротко, только по делу, без эмоций.
Читайте также:  В Москве 16 ноября пройдет финал Всероссийского дня самбо

Самое важное! Перечитывайте данные в конце недели. Анализируйте их и составляйте для себя программу на новую неделю. Это важно, чтобы не просто отслеживать динамику, а еще и делать все возможное для ее качественного роста.

Техника «Путь дня»

Бывают периоды, когда для меня важно понимать эмоциональную окраску и значимость событий за день. Тогда я анализирую день с помощью этой техники.

В ней соединились три идеи: пифагорейская практика воспроизведения события дня с точностью до секунды . Они, между прочим, с кровати не вставали, пока этого не сделают. Далее — система координат с двумя осями: времени и эмоционального состояния. И шкала настроения, которую раньше использовали в педагогической практике в летних лагерях.

Как я это делаю и как с этим можно работать:

  • В конце дня (для меня это удобно, но можно это делать и утром, как часть ритуала, например) открываю свой блокнот анализа.
  • Мысленно пробегаю по картинкам дня. Иногда ставлю музыку, которая стала для меня песней этого дня.
  • На шкале отмечаю начало моего Пути (момент, когда я проснулась). От того, в каком настроении я проснулась, зависит положение отправной точки.
  • Затем отмечаю самые значительные и яркие события (это могут быть действия, встречи, люди, дела, книги, впечатления, все — мысли, открытия, достижения, все то, что было значимым для меня сегодня и что было критериями в моем классическом варианте анализа дня).
  • Затем перехожу к событиям менее ярким. Потом к мелким, но имевшим место в сегодняшнем дне. Это как собирать бусы на ниточку. Бусинка за бусинкой, именно в той последовательности, в которой нужно, чтобы получился маленький шедевр.
  • Соединяю их линией между собой. Начинается и заканчивается Путь пунктирной линией. Это сон. В нем я продолжаю свой путь, но менее активно :).
  • Под графиком оставлен пункт «Спасибо». Без него я никуда. Для меня это важно.
  • В итоге получается графическое изображение дня: с эмоциональным состоянием, движением в течении дня, чередой событий.

Это хороший материал для личной диагностики, поиска зон для роста, выявления деструктивных элементов или приносящих отрицательные эмоции. И наоборот — определение того, что доставляет удовольствие, радует и заставляет с удовольствием проживать свой день и проходить именно свой Путь.

Техника «Сферы жизни»

Когда важно отследить баланс между разными сферами своей жизни, я прибегаю к этой технике. В основе ее коучинговый инструмент « Колесо баланса», главная задача которого — выявить западающие сферы.

Чаще всего я беру четыре актуальные для меня сферы:

  • деятельность (проекты),
  • личность (все, что связано лично со мной: состояние, здоровье, эффективность),
  • окружение (люди, семья, друзья),
  • мир название громкое — все, что касается возможностей, перспектив, которые сегодня появились, открытий, мест, вкусов и т.д.

Техника Колесо баланса -сферы Техника Колесо баланса-сферы стикеры Техника Колесо баланса-качества

Детально и полно, на мой взгляд, сама техника описана у Николая Козлова.

Вместо сфер это могут быть качества или компетенции, которые в данный период времени меня особенно волнуют. Колесо универсально для использования. Я люблю такие мульти-инструменты. Я трансформировала для себя данный метод.

Как я это делаю и как с этим можно работать:

Вариант 2 (без оценки)

С этой техникой связана другая (обычно они в паре идут), которую я активно использую — это «Фокус дня». Подробнее о ней можно почитать в моем блоге. Она помогает отслеживать каждый параметр более внимательно, следить за изменениями в окружении и в себе.

Анализ в виде ментальной карты скетча Анализ дня в виде ресурсной странички-аппликация Анализ дня в виде скетча

Проективно-творческая техника

Бывают дни, когда настроение больше творческое. Тогда, сохраняя в голове критерии, я рисую скетчи, ресурсные странички и заношу таким образом результаты дня. Это тоже отличная пища для размышлений.

Символы могут раскрыть больше, чем мы можем подумать. Хорошо такую технику использовать в состоянии потока, когда изначально важно творчество. А анализ уже потом.

  • Техника для путешествий

Когда я в путешествии, то для меня немного меняются акценты и появляются такие критерии как:

  • Место дня (город, ресторан, магазин, улица, парк и т.д.) — где мне понравилось или было несказанно хорошо.
  • Блюдо дня — я люблю познавать культуру через еду и книги.
  • Вдохновение — все, что стало толчком для чего-то.
  • Наблюдения — что я заметила/отметила для себя.
  • Статистика — я страстный пешеход, поэтому маршруты, количество километров и шагов для меня как личные рекорды.

  • Техника «Причинно-следственные связи»

Если день был сложным по событиям и взаимоотношениям, то я анализирую его с точки зрения причинно-следственных связей и выявления дальнейших действий.

Опыт, который приносит нам каждый день — это плоды. Можно, конечно, на этом не зацикливаться, но. Отсутствие анализа делает нас заложниками одного пути и одинаковых моделей поведения. Мы движемся в большинстве случаев по одинарной петле обучения: действие-результат-сопоставление желаемого и имеющегося.

Для меня важно двигаться по двойной петле: действия-результат-сравнение-цели/ценности. Не просто проанализировать, что сделать, чтобы устранить подобные ситуации в будущем и получить желаемое. Я пытаюсь разобраться в себе: почему такие события вообще возникают.

Это самая долгая техника, но с точки зрения личного развития для меня — самая важная.

Техника «Мой личный КПД»

В моменты, когда аврал — привычное состояние, очень важно максимально все действия направить в сторону эффективности. Тогда я рассматриваю свой день с точки зрения достижения или принесения пользы поставленным задачам.

Технику использую обычно на анализ-сессиях в проектной работе, но и в личных целях она мне сильно помогает.

Что я делаю:

  • Ставлю четкую задачу на конкретный период.
  • Каждый день записываю все, что я делала (просто перечень действий — от мелких до крупных).
  • Каждое действие оцениваю с точки зрения пользы для поставленной задачи (пятибалльная шкала).
  • Шкала разделена на две зоны: деструктив и эффективность. Для меня важно отследить какие из действий мне не дают идти вперед.
  • После этого анализирую и что-то убираю, что-то перераспределяю, что-то делегирую (если это проектные задачи).

Это позволяет выстроить более четкий план работы в режиме «очень много всего», убрать «поглотителей времени», сделать свою работу максимально точной И, соответственно, все успевать и чувствовать свой день.

Практикуя анализ дня, я нашла новые инструменты, которые разгрузили критериальные списки. И они вылились в самостоятельные направления. Нам свойственно все упрощать, в этом кроется секрет творчества :).

  • Цитата дня ушла из письменного формата в формат проекта iThink Post-it. Я записываю цитаты дня на стикеры и выкладываю у себя в аккаунте в Инстаграм. Также цитаты я пишу в небольшую книжку для своего сына. Когда заполню ее до конца, подарю ему на день рождения.
  • Критерий «Идея дня» записывается в Evernote и либо тегируется, либо сразу переносится в Проекты и дальше живет уже другой жизнью.
  • Критерий «Интересно!» трансформировался в технику «Облако интересов», для него заведен отдельный блокнот.
  • Критерий «Мысли дня» перерос в «Истории будущего». Пишу в технике фрирайтинга короткие и не очень рассказы. Пока для себя. Каждый в своем конверте с датой для открытия.

Лайфлоггинг — новое и набирающее обороты направление, которое при умелом использовании отлично развивает осознанность, на мой взгляд. Поэтому для меня это — отличный инструмент и в виртуальном пространстве для ведения Анализа или Хроники дня.

Что использую?

  • Инстаграм.
    Для меня это визуальное отражение событий дня: что было важно, посыл/мысль, лента событий. Это все мои критерии в фотографиях. Возможность репоста сняла необходимость тратить время на остальные социальные сети.
  • Приложение Heyday для iPad.
    Собирает все фото по дням и отмечает места, в которых вы были. Можно делать коллажи, писать заметки, делиться. Есть аналоги, но этот пока мне кажется самым удобным и личным инструментом. Это возможность вспомнить и прожить свой день заново.

Тем не менее, моей страстью остается «ручная работа». Эксперименты с разными приложениями для iOs для ведения Анализа дня увенчались безоговорочной победой эпистолярного жанра.

Хотя мысль о создании удобного приложения меня посещает все чаще. Это мечты. А пока. Блокноты moleskine появились в моей жизни задолго до их канонизирования. И по сей день, несмотря на то, что я обожаю канцелярию в принципе, они — мои фавориты.

Творческая натура не дает мне покоя, поэтому оформление страниц бывает разным — со стикерами, с цветными рисунками, разными ручками, аппликациями и т.д. Для меня это творчество и возможность еще раз пережить свой день. А еще создание интересной, увлекательной жизни, в которой каждый день — Совершенный.

Мне кажется, что жизнь — это тренинг личностного роста. В начале встреч на своих тренингах участникам я озвучиваю всего одного правило: «Каждый уносит с тренинга только то, зачем пришел». Я думаю, что я пришла в эту жизнь, чтобы взять от нее по-максимуму. И важно это все не упустить в порой адском графике. Мне помогает сила воли, вера, любопытство и Анализ дня.

Совершенного вам дня!

Хотите разобраться со своими целями?
Сделайте это в проекте
Стодневка – экспедиция к новому Я

Открыта запись в Стодневку, которая стартует 1 АВГУСТА

Стодневка – это среда для развития. Погрузившись в нее, за 100 дней вы сможете не только достичь цели, но и разобраться в себе, прояснить свои ценности, научиться радоваться жизни здесь и сейчас, а не когда-нибудь, когда исполнится желаемое.

Вам не придется прикладывать сверхусилия. Правило маленьких шагов помогает двигаться к целям спокойно и непрерывно.

Читайте также:  Как изменятся сроки выдачи маткапитала и на что еще его можно тратить

Источник

Как планировать свой день: 6 простых шагов к контролю над своим временем

Полезные советы, как все успевать и правильно расставлять задачи.

У всех у нас куча планов и целей. Причем помимо профессиональных задач, к ним постоянно добавляются проекты по личностному росту, бытовые проблемы, которые нужно решить, и обязательства перед родными, которые также нельзя игнорировать.

Как научиться планировать свой день так, чтобы 24 часов в сутках, наконец, начало хватать на выполнение всего, что тебе хочется? Ниже шесть подсказок, которые в этом помогут.

1. Сделай регулярную планировку дня привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация слишком переоценена: «Перестаньте ждать, когда мотивация или вдохновение придут к вам, и создайте график для своих привычек». Помни, что мотивация проистекает из действия, а не наоборот.

Вот почему так важно иметь ритуал планирования. Начни с установки будильника для ежедневного сеанса планирования в одно и то же время каждый день — либо в конце рабочего дня, либо с утра.

Чтобы упростить создание этой привычки, объедини свою новую ежедневную сессию планирования с уже существующим ритуалом, например, с моментом, когда ты пьешь утренний кофе или слушаешь музыку после завершения работы.

Сохраняй свою привычку ежедневного планирования и в выходные дни, даже если хочешь провести их максимально лениво. Добавь домашние дела, фильм или ужин с друзьями в свой ежедневный список дел на субботу или воскресенье, чтобы четко знать, что нужно и хочется сделать в свободное время.

2. Строй список дел вокруг своих целей

Выработка привычки к ежедневному планированию — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает тебя к достижению долгосрочных целей. Вот несколько шагов, чтобы это сделать.

Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие

Разбей свои масштабные цели на ежедневные задачи. Например, ты не можешь добавить пункт «привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вполне реально записать в него такие задачи, как «потратить 30 минут на тренировку» или «пойти на вечернюю прогулку».

Проанализируй свои личные и профессиональные цели, когда садишься планировать свой день, и добавь задачи, которые приблизят тебя к достижению желаемого.

Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у тебя есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и только 24 часа в сутках. Это нормально.

В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Так, ты можешь тратить три дня в неделю на тренировки, еще несколько — на работу над профессиональными проектами, а выходные посвящать выполнению своих личных задач.

Найди время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и оставь детали для ежедневных сеансов планирования.

Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинает планировать свой рабочий день. В первую очередь они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого подумай о том, чтобы приберечь этот шаг под конец. Таким образом, ты вынужден приспосабливать свои задачи к целям, а не наоборот.

3. Планируй свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ достижения цели, и стратегия планирования дня. Вот самые популярные из них, которые можно взять на вооружение.

1. Съешь лягушку

Метод с забавным названием предлагает определить одну важную задачу на день (лягушку) и выполнить ее в первую очередь — то есть «съесть».

Это может быть задание, которое кажется слишком большим, чтобы взяться за него, или то, которое заставляет нас чувствовать себя некомфортно. Атакуй это дело сразу же, прежде чем у тебя появится шанс начать прокрастинировать.

2. Техника Помодоро

Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще студентом, который посвящал работе всего 10 минут за раз, отмеряя промежутки с помощью кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски).

Этот метод включает в себя следующие шаги:

  1. Возьми таймер.
  2. Установи его на 25 минут и сосредоточься на одной задаче, пока не прозвучит звуковой сигнал.
  3. Когда сессия закончится, отметь одну «помидорку».
  4. Наслаждайся пятиминутным перерывом.
  5. После четырех интервалов, или «помидорок», сделай более длительный, 20-30-минутный перерыв.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитай, сколько «помидорок» (25-минутные рабочие сессии) потребуется для выполнения каждой задачи в списке.

Кстати, чтобы использовать этот метод, тебе вовсе не нужно обзаводиться механическим будильником — в интернете легко найти бесплатную браузерную версию «помидоркового таймера».

3. Временная блокировка

С помощью метода временной блокировки производительности раздели свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть конкретные часовые отрезки, такие как 9:30-11:30, или просто абстрактное «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задание.

Затем работай без отвлечения внимания и посвящай каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач. Как и метод Помодоро, эта техника поможет понять, сколько времени занимают твои дела. Обязательно включи блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу, для максимальной точности.

4. Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности матрицы Эйзенхауэра заставляет учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что является наиболее срочным. Этот метод разбивает задачи на четыре квадрата и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

  • «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно;
  • «Несрочные и важные» задачи стоит запланировать в списке дел или календаре;
  • «Срочные и неважные» задачи нужно делегировать кому-то другому;
  • «Несрочные и неважные задачи» следует исключить.

Для начала составь свой обычный список дел, включающий все задачи на день. Затем распредели их по четырем указанным категориям. Как только закончишь, действуй в соответствии со своим списком дел: выполняй, планируй, делегируй и удаляй ненужные задачи.

4. Выбери свой инструмент планирования

Итак, ты определился с подходом к ежедневному планированию — теперь пришло время выбрать инструменты. От программного обеспечения для повышения производительности до бумаги и ручки — вот некоторые из самых популярных вариантов:

Приложения для списка дел

Цифровой диспетчер задач — отличный выбор для тех, кто предпочитает полагаться на современные технологии и постоянно держит под рукой свой смартфон. Сегодня в онлайн-магазинах есть масса предложений для обеих основных операционных систем как платных, так и бесплатных.

Это может быть кроссплатформенное приложение, цифровой календарь, простое приложение для заметок или даже диалоговое окно с самим собой в одном из мессенджеров. Изучи доступные варианты и выбери тот, который лучше всего подходит для тебя.

Физический планировщик

Для тех, кто предпочитает тактильные ощущения, бумага и ручка — это ключ к планированию своего дня. В канцелярских отделах можно найти подходящий товар на любой вкус: роскошный ежедневник, настенный планировщик дня или доску, на которую можно прикреплять стикеры.

Цифровой и бумажный гибрид

Когда дело доходит до ежедневного планирования, тебе не нужно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты — ты можешь использовать оба варианта или любую комбинацию упомянутых методов.

Кто сказал, что нельзя сначала «подумать» о своих планах на листке, а затем внести их в приложение? Или наоборот — записать что-то в заметки на смартфоне, а потом зафиксировать это в своем бумажном ежедневнике, когда появится возможность?

Один из главных секретов того, как научиться планировать свое время — не утонуть в широком разнообразии доступных инструментов и найти те из них, которые лучше всего отвечают твоим потребностям и особенностям натуры. Не ленись искать и не бойся экспериментировать!

5. Устрани отвлекающие факторы

Оставайся сосредоточенными, устраняя факторы, которые отвлекают тебя от целей на день, особенно если основная часть твоей работы выполняется с компьютером. Если это возможно, закрой ненужные вкладки, поставь телефон на беззвучный режим или хотя бы отключи ненужные уведомления.

Если призыв к прокрутке социальных сетей слишком силен, используй специализированные блокировщики сайтов, чтобы сделать отвлекающие приложения недоступными в течение нескольких часов подряд.

6. Следи за своим временем

Точно так же, как отслеживание бюджета может естественным образом помочь тратить меньше, контроль времени способен помочь тебе использовать его более эффективно.

Используй приложение автоматического отслеживания, например Rescue Time, которое собирает информацию о том, на что ты тратишь время в интернете и разделяет его на «продуктивное», «нейтральное» и «отвлекающее».

Ты можешь установить ежедневные цели производительности и заглянуть в приложение в течение дня, чтобы увидеть, приближаешься ли ты к ним или не успеваешь достичь.

Источник



Как внедрить привычку? Подведение итогов дня

Однажды вечером человек решил подвести итоги дня. Открыл блокнот и спросил себя: «Что я сегодня сделал?». Внутренний голос тут же откликнулся: «Да ничего особенного ты не сделал! Не изобрёл звездолёт, не заключил контракт, даже в спортзал не сходил, хотя собирался! Ты ничего не сделал, так о чём собираешься писать?». И человек вздохнул, захлопнул блокнот и, расстроенный, пошёл спать.

Читайте также:  22 апреля 151 я годовщина со дня рождения В И Ленина

Конечно, так внедрить привычку не получится. Фиксация неудач кого угодно загонит в ступор. Между тем, анализ дня не обязательно сводится к оценке результатов (или их отсутствия). Есть десяток способов подводить итоги, цель не в том, чтобы обесценить свои усилия и разочароваться. Напротив, анализ дня станет источником силы и позитива, если вы правильно расставите акценты.

Мы расскажем, как анализировать прошедший день и как сделать так, чтобы эта привычка приносила вам положительные эмоции и стала одной из самых любимых.

1 Когда подводить итоги дня?

Разумеется, вечером! С этой практики очень удобно начинать ритуал подготовки ко сну. Делая запись в дневнике, вы окидываете взглядом прожитый день и ставите точку. Это успокаивает ум и позволяет переключиться в режим отдыха, посвятить оставшуюся часть вечера общению с семьёй, заботе о себе и приятным занятиям.

Совет: подумайте, после какого действия вам удобно переходить к анализу дня. Важно, чтобы это действие вы выполняли стабильно каждый вечер без пропусков. Например, вы можете подводить итоги сразу после ужина, или после уборки на рабочем столе, или после прогулки с собакой, или когда устроитесь в кровати.

Не забудьте подготовиться к практике:

  • выбрать формат записей (см. виды дневника для итогов дня ниже)
  • выбрать способ ведения записей (на бумаге, на компьютере, в телефоне)
  • поставить будильник-напоминание с описанием «Как прошёл твой день?»
  • добавить анализ дня в таблицу учёта привычек, чтобы отмечать практику

2 О ЧЁМ ПИСАТЬ?

Прежде чем вы откроете блокнот и что-то напишете, давайте решим, зачем вам это нужно, какую пользу вы ждёте от записей. Рефлексия полезна и сама по себе, но эффект можно усилить и сделать более целенаправленным. Помните, что подведение итогов всегда должно быть обращено в будущее, в этом и смысл.

Раз в месяц вы можете менять формат записей или миксовать элементы из разных форматов. Так вы не дадите себе заскучать и получите максимум от практики. В любом случае анализ дня поможет вам ощущать жизнь осмысленной. Позже можно добавить к этой практике планирование дня, учёт финансов и привычек.

Выберите из списка ниже вариант дневника, который вам наиболее интересен на данный момент. Привычка вести его сформируется сама собой, если у вас есть реальная потребность отвечать на вопросы, которые предлагает выбранный формат.

  • Дневник энергии

Проблема: постоянная усталость, дефицит жизненных сил
Что писать: Что я сегодня сделал, чтобы отдохнуть и позаботиться о себе?
Результат: список занятий, которые наполняют энергией и здоровьем, более внимательное отношение к своему состоянию, а значит, его улучшение

Проблема: неуверенность в себе, нерешительность, самокритика
Что писать: Какое лучшее дело я сегодня сделал? За что вручил бы себе медаль?
Результат: список достижений, доказывающих, что вы способны на многое, а также список компетенций, ваших сильных сторон, на которые можно опираться

Проблема: в жизни ничего не происходит, день сурка и сплошное болото
Что писать: Какое ключевое событие произошло сегодня?
Результат: летопись самых волнительных, важных и впечатляющих событий, объективная картина вашей жизни, которая наглядно покажет, что всё не так плохо

Мой мемуарник представляет собой книжечку, которая показывает, из какой событийной ткани состоит мой месяц или год. Я вижу, насколько ярко и насыщенно живу. Наблюдая за тем, как проходит моё время, я автоматически пытаюсь добавить в каждый день что-то запоминающееся, достойное записи в мемуарнике.

Никита Маклахов. Автор проекта
«Будет сделано!»

  • Дневник хорошего настроения

Проблема: ничего не радует, всё плохо, апатия и унылое настроение
Что писать: Что меня сегодня порадовало, восхитило, рассмешило?
Результат: список занятий, которые вам нравятся, а также ощущение счастья

Проблема: нет друзей, мало общения, одиночество
Что писать: Кто меня сегодня впечатлил и чем именно? Что это за человек?
Результат: собирательный образ людей, в которых вы отражаетесь, а также список качеств, которые вы в себе отрицаете, список тайных желаний, которые вы себе запрещаете, и список достижений, к которым вы стремитесь

Проблема: постоянное недовольство собой и другими, агрессия и тревожность
Что писать: Кому и чему я сегодня благодарен?
Результат: спокойствие, открытость и доверие себе, миру и окружающим людям, умение искать позитив и ценить происходящее, меньше стресса, больше любви

  • Простой тройной дневник

Проблема: сложно начать вести хоть какой-нибудь дневник
Что писать: главная эмоция дня, главное слово дня и главное место дня
Результат: через месяц у вас будет список ключевых эмоций, самых важных слов и мест, в которых вы бываете. Проанализируйте, как эмоции влияют на достижение целей, где вам приятно находиться и что слова говорят о качестве вашей жизни.

Проблема: обесценивание своих побед, пессимистический настрой, апатия
Что писать: продолжить фразы «Я счастлив, что…» (что получилось) и «Я хочу, чтобы…» (что хотелось бы улучшить)
Результат: вдохновляющие итоги за конкретный период и идеи на будущее

  • Дневник «5 пальцев» (по Бодо Шеферу)

Мизинец — «Мысли».
Какие знания и опыт я сегодня получил? Что придумал сам, что толкового услышал от других? Как можно это применить? Напишите 1–3 интересных мыслей-находок.
Безымянный — «Близкие».
Что я сделал для близких и родных?
Средний — «Состояние души».
Каким сегодня было мое настроение, расположение духа? Что меня порадовало? Что вызывало тревогу, огорчало? В каком настроении я сейчас?
Указательный — «Услуги».
Что хорошего я сделал для других? Кому оказался полезен? А кто помог мне? Чьими услугами я воспользовался, кого за это поблагодарил?
Большой — «Бодрость».
Что хорошего я сделал для своего тела и здоровья? Какие продукты ел? Какие физические упражнения сделал? Как я позаботился о своей фигуре, коже и т. д.?
Кулак — «Концентрация на цели».
Что я сегодня сделал, чтобы приблизиться к своим целям?

Проблема: застой в личностном развитии, низкая или средняя эффективность
Что писать:
1. Что я сделал хорошо? Чем доволен? Как приблизился к целям?
2. Что это говорит о том, что для меня важно? Какие у меня есть умения?
3. Что бы я в следующий раз стал делать по-другому?
4. Чему мне для этого необходимо научиться?
Результат: изменения в поведении, режиме, методах работы, привычках, объёме и типах работы. Результатом каждой записи должна стать некая задача, действие, что-то, что вы начнете или прекратите делать.

3 Этапы внедрения привычки

Чтобы привычка встроилась в вашу жизнь легко и надолго, следуйте принципу маленьких шагов. Это значит, что на первом этапе нужно сделать практику как можно проще, а затем очень медленно и плавно усложнять анализ дня , добавляя новые элементы. Если вы с самого начала задерёте планку и обяжете себя писать каждый вечер по странице, отвечая на десяток вопросов, то надолго вас не хватит.

Пример этапов внедрения для универсального анализа дня:

Дни 1 и 2: указать дату и одно главное достижение дня.

Дни 3 и 4: добавить описание эмоционального состояния.

Дни 5 и 6: написать, что в следующий раз можно сделать по-другому, лучше.

День 7: добавить 3 благодарности и одну вещь, которая порадовала.

Примерно через месяц стоит сделать стратегическую точку: перечитать все свои записи, сделать выводы и решить, хотите ли вы продолжать письменную практику.

4 ОРИГИНАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ АНАЛИЗА ДНЯ

1. Как я сегодня помог людям, у которых есть цель, похожая на мою?
2. Чему научил меня сегодняшний день?
3. Чем я горжусь?
4. Если бы я мог прожить этот день снова, что сделал бы по-другому?
5. Что из всего происходящего сегодня имело для меня истинный смысл?
6. Что во мне изменилось сегодня?
7. Что было сегодня необычного?
8. Был ли я сегодня счастлив? Когда?
9. Если бы сегодня был последний день жизни, о чём бы я себя спросил?
10. Было ли что-то, что я боялся сделать и не сделал?
11. Уделял ли я достаточно внимания себе?
12. Видел ли я чудо?
13. Сделал ли что-то полезное, не ожидая благодарности?
14. Сколько стресса я испытывал сегодня?
15. Как я заставил чувствовать себя других?

5 КАК НЕ ЗАСКУЧАТЬ?

Подведение итогов не даёт скучать, потому что можно менять формат записей. К тому же, каждый новый день — это уникальная мозаика событий, эмоций, людей и мыслей. Анализируя день, вы думаете о себе и своей жизни, а это само по себе интересно, не так ли? И всё же есть способы дополнительно развлечь себя:

  • описывать события дня в свободной форме или отвечать на наводящие вопросы
  • использовать технику «фотография дня» (записывать по 1–3 предложения в течение дня, отвечая на следующие вопросы: Что делаю? Что вижу? Чем делюсь? Что развиваю? К вечеру получится 10–15 предложений, по которым будет удобно подводить итоги)
  • добавить историю, которая порадовала сегодня, или найти картинку, которая ассоциируется с прошедшим днем
  • описывать прошедший день, используя только глаголы
  • писать на иностранном языке
  • подводить итоги дня в формате аудио
  • прикреплять к записям фото, видео, картинки, музыку

6 Чем себя порадовать?

Через неделю и через месяц ежедневного подведения итогов стоит наградить себя за этот труд. Подарок должен быть связан с привычкой, чтобы в дальнейшем вам было ещё интереснее и приятнее практиковать её. Например, вы можете:

Источник