Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей
Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей

Первый день работы секретарши

Первый рабочий день всегда волнителен. Особенно если это ваше первое место работы или вы сменили род деятельности и устроились секретарем. Вам предстоит столкнуться с новыми для вас обязанностями и правилами, незнакомыми людьми и начальником. Разумеется, несмотря на волнение и дискомфорт, вам хочется произвести на окружающих наилучшее впечатление, для чего оставайтесь спокойной и уверенной в себе, какой бы трудной ни казалась эта задача. Помните: от вас вряд ли ждут, что вы с первого же дня станете работать как секретарь с двадцатилетним стажем работы в данной организации. Тем не менее, ваша первостепенная задача — продемонстрировать умение легко и быстро входить в курс дела, не совершая ошибок. Основной причиной возникновения стресса в первый рабочий день является незнание как себя вести на новом месте. Постарайтесь показать, что вы, в первую очередь, профессионал, расположить к себе коллег, вникнуть в особенности местной субординации, а также в должностные обязанности.

За день до выхода на работу свяжитесь с отделом кадров нового работодателя, чтобы уточнить, к какому времени вам нужно явиться в офис и кто вас встретит. Возьмите с собой пакет документов: паспорт, диплом (для студентов — справка из вуза), свидетельство государственного социального страхования, трудовую книжку (если она имеется), две-три фотографии 3 х 4 см. Стандартный перечень документов могут дополнять свидетельство о регистрации по месту пребывания (для иногородних), справка о доходах с прежнего места работы, свидетельства о регистрации брака, рождении детей.

Помимо документов следует позаботиться и о создании хорошего настроения, ведь именно оно во многом определяет успех в делах. Посвятите предшествующий выходу на новую работу день чему-либо приятному для вас, уделите время друзьям и близким. Чтобы с утра выглядеть свежо и бодро, ложиться спать лучше пораньше.

В свой первый рабочий день ни в коем случае не опаздывайте. Тем самым вы продемонстрируете свою пунктуальность. В дальнейшем было бы неплохо взять себе в привычку ранний приход в офис. Таким образом у вас будет возможность спокойно привести себя в порядок, свежим взглядом окинуть приемную, пробежаться глазами по списку намеченных дел, расписанию шефа, выпить чашечку кофе. Каждый секретарь по-своему входит в рабочий ритм. Врываясь в приемную в восемь утра и тут же начиная отвечать на звонки, параллельно снимая пальто и заваривая чай, вы сами создаете себе дополнительный стресс. Насколько это приемлемо лично для вас?

Будет прекрасно, если с первого рабочего дня вы продемонстрируете идеальный вкус, одевшись подобающим образом. Сдержанный макияж в спокойной гамме и аккуратный маникюр сделают образ «лица фирмы», коим вы являетесь, законченным. Образ, кстати, должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. И должен меняться в зависимости от времени года, неизменно оставаясь практичным и строгим.

Как правило, в первый рабочий день вам предстоит официальное оформление на работу, а также ознакомление с рядом локальных нормативных правовых актов, заключение трудового договора и др. Прежде чем поставить подпись в приказе о приеме на работу и в трудовом договоре, внимательно изучите содержание документов. Ваша заработная плата должна соответствовать оговоренной заранее сумме. Если это не так, тут же проясните этот момент, возможно, компания работает по «серым схемам»: официально выплачивает сотрудникам лишь малую часть зарплаты, по которой отчитывается в налоговой службе, а остальное выдает в конвертах. Кроме того, иногда зарплата формируется из фиксированного оклада и переменной части — премии или бонуса, схемы формирования которых также должны быть четко прописаны в договоре. Кроме трудового договора и приказа о приеме на работу, возможно, вас попросят подписать правила трудового распорядка компании и другие внутренние документы, с которыми также следует внимательно ознакомиться.

В первый рабочий день вам должны обрисовать специфику внутренних средств коммуникации, ввести в курс используемого программного обеспечения, рассказать, с какой офисной техникой придется работать, разъяснить, к кому следует обращаться по возникающим в процессе работы вопросам.

В процессе общения обязательно следите за голосом, ведь он является тем самым фактором, который может либо расположить, либо оттолкнуть даже самого дружелюбно настроенного человека. Голос должен быть твердым, уверенным, но не надменным. Будьте предельно вежливы. Помните, что первое впечатление нельзя произвести дважды.

Не забывайте про жестикуляцию. Не размахивайте руками, не потирайте ладони. Не гримасничайте. Окружающие должны видеть перед собой квалифицированного, дружелюбно настроенного человека, вежливого, дисциплинированного, удачливого, надежного сотрудника и помощника, умеющего выгодно представлять фирму.

Если ваше рабочее место уже полностью подготовлено на момент вашего выхода на работу, это является индикатором заблаговременной заботы организации о новом сотруднике. В случае если место не подготовлено, позаботьтесь о создании комфортных условий работы сами.

В некоторых компаниях к новому сотруднику на первое время приставляют наставника. Если на предприятии, куда вы устраиваетесь, это не принято, общайтесь с теми, кто вам наиболее симпатичен и кто идет на контакт. Эти люди наверняка расскажут про негласные правила, существующие в организации, а также помогут в разрешении организационных вопросов.

Возможно, в ваш первый рабочий день что-то пойдет не так. Не расстраивайтесь, ведь вы пока еще новый сотрудник и имеете возможность ошибаться.

Через секретаря проходит поток посетителей, с ним ведутся телефонные переговоры. В связи с этим вы должны в деталях изучить историю компании, в которую устроились работать: дату создания, организационную структуру. Максимально полно ознакомьтесь с направлениями деятельности фирмы, перечнем услуг, которые она оказывает, а также обязательно изучите, какие отделы за что отвечают. Вы должны знать, куда и к кому направить посетителя с интересующим его вопросом. Вы же обязаны соединить позвонившего с нужным ему специалистом. Кроме того, разбирая полученную корреспонденцию, именно вы определяете пути ее дальнейшего следования.

Стремясь стать лучшим и незаменимым работником, велик соблазн взвалить на свои плечи непосильную нагрузку. Не делайте этого ни в коем случае! Да, вы наверняка столкнетесь с необходимостью откликаться на просьбы сотрудников, посетителей, клиентов. Отказывать в той или иной просьбе, если вы можете помочь, невежливо и недальновидно. Тем не менее, многие люди любят перекладывать на других свою работу. И найти грань между тем, где вы выполняете свои непосредственные обязанности и помогаете коллегам, а где на вас переложили чужие, достаточно сложно. В связи с чем секретарю необходимо четко проводить границы, уметь говорить «нет» и расставлять приоритеты.

Какими бы наполеоновскими ни были ваши планы на новом рабочем месте, не забывайте заботиться о себе. Обязательно уходите на обеденный перерыв. Таким образом вы отвлечетесь от работы и немного отдохнете.

Не стесняйтесь задавать интересующие вас вопросы, просите помощи и совета у более опытных коллег. Они не первый день работают в организации и наверняка не откажут новичку.

Помните, что многое о вас как о специалисте скажет аккуратность. Всегда держите в порядке рабочий стол. Порядок на столе не только позволит без труда отыскать нужную вещь или документ, но и произведет положительное впечатление на начальника, коллег и посетителей. Чистота и порядок должны царить также в ящиках стола, шкафах. Не храните сломанные или ненужные вещи. Помните: если вы не пользуетесь чем-то в течение полугода, вряд ли это вам когда-нибудь понадобится.

С первого же дня начинайте изучать привычки вашего непосредственного руководителя, его подход к организации рабочего дня. Не менее важно знать, как он относится к незапланированным визитам посетителей и подчиненных. Поддерживайте порядок в кабинете шефа (если, конечно, он не против), контролируйте наличие канцтоваров. Выясните пристрастия босса: предпочитает он прохладное или теплое помещение, в какие моменты ему лучше предложить чай или кофе. Планируйте свой рабочий день, считаясь с планами начальника, составляйте свое расписание так, чтобы можно было поменять дела местами. Закладывайте дополнительное время на непредвиденные обстоятельства

Читайте также:  30 задач на 30 дней для вашего личного роста

10 «НЕ» на новом рабочем месте

1. Не опаздывайте.

2. Не забывайте правила офисного этикета.

3. Не забывайте имя и отчество вашего непосредственного руководителя.

4. Не подлизывайтесь и даже обойдитесь без комплиментов кому бы то ни было, избегайте лести.

5. Не хамите, не наводите свои порядки, не врите и не хвастайтесь.

6. Не беритесь за все и сразу, не обещайте того, в чем сомневаетесь или чего не знаете.

8. Не используйте сленговые словечки и ненормативную лексику.

9. Не задавайте вопросов наподобие «Как быстро я получу прибавку к зарплате?», «Какова продолжительность отпуска по болезни?». О чем-то спрашивая, следите за тем, какое впечатление вы производите.

10. Не сравнивайте новое место работы с предыдущим. Это дурной тон.

Контактные телефоны

Электронные журналы на порталах:
8 (017) 336-07-09 — многоканальный
8 (029) 699-06-08 — многоканальный
8 (017) 379-30-08 — тел/факс (отдел сервисного обслуживания)

Источник

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей – первичная обязанность. К директору приходит большое количество посетителей, обращаются работники предприятия и первого кого они встречают в приемной – это секретаря. Знание норм поведения, умение отвлечь в случае занятости руководителя и создание графика посещений находится в обязанностях помощника.

Секретарь и руководитель

Правила делового этикета с начальником включают следующие положения:

секретарь должен знать свои полномочия и обязанности, иметь высокий уровень компетентности – это позволяет решать часть текущих вопросов в отсутствие руководителя; все поручения должны выполняться безошибочно, своевременно и без отклонений в сторону; деловой этикет секретаря запрещает фамильярность и попытки перейти на «ты» с вышестоящим руководством; в обязанности помощника руководителя входит ненавязчивая забота о директоре, подача горячих и холодных напитков, тактичность и внимательность; планировка рабочего дня – секретарь должен знать время прихода на работу руководителя, часы обеденного перерыва; работник должен помнить обо всех праздниках в семье директора, напоминать о памятных датах, юбилеях, Днях рождения его близких; соблюдение конфиденциальности – незыблемое правило для хорошего секретаря, посторонние не должны знать о планируемых мероприятиях, идеях о дальнейшей работе компании. Осуждение поступков руководителя или критика в его адрес с коллективом недопустима. Все неловкие рабочие моменты обсуждаются лично с ним и при закрытых дверях, любая информация не должна покидать стены рабочего кабинета.

Секретарь на рабочем месте

Кроме нормативов общения, помощник руководителя должен помнить о собственном имидже. В него входит одежда, макияж, парфюмерия, украшения и аксессуары. Неверно выбранный образ негативно отразится на компании, новые партнеры могут скептически отнестись к совместным проектам.

Приветствие

Любой вошедший в приемную должен видеть доброжелательную улыбку и искреннее желание помочь в его вопросе. Начальство и почетных гостей секретарь должен приветствовать стоя, первым протягивать руку для рукопожатия нельзя, но если возник такой момент, то оно должно быть уверенным и твердым.

Прием посетителей секретарем проходит по следующей схеме:

у впервые зашедшего посетителя вежливо интересуются именем, фамилией и отчеством, спрашивают об интересующем его вопросе; директору гостя представляют полным именем, включая отчество, и кратко описывают его проблему; при необходимости ожидания в связи с занятостью начальства, человеку предлагают чай или кофе, в зависимости от предпочтений.

Каждого посетителя заносят в специальную книгу или ежедневник – так проще запоминать их анкетные данные, не путаться в них.

Внешний вид согласно этикету

Норматив делового этикета подразумевает правильно подобранный гардероб, поведение, культурную и грамотную речь. Любое отклонение рассматривается как неуважение к посетителям и руководству.

Одежда

У большинства компаний в регламенте прописан определенный дресс-код, если определенные нормы не предусматриваются, то негласно подразумевается строгий деловой стиль. В него включаются следующие требования:

предпочтение отдается костюмам – брючным или с юбкой, исключение составляют строгие, однотонные платья; запрещается облегающая или провокационная одежда, мини-юбки или сильно зауженные брюки; джинсы, спортивная одежда допускаются при отдельных обстоятельствах, выездах компании на мероприятия; цветовая гамма не должна превышать трех цветов, предпочтение отдается черному, темно-синему, коричневому тону; на одежде не должно быть рисунков: абстрактных, геометрических и пр.; под юбку обязательно навевают телесные колготы или чулки; на обуви не должно быть посторонних украшений, предпочтение отдается классическим туфлям на устойчивом каблуке, в тон одежде; секретарь должен своевременно обновлять свой гардероб.

Костюм должен быть максимально удобным – дискомфорт в течение дня негативно отразится на настроении и работе. Многие секретари предпочитают держать на рабочем месте запасную одежду – случайно политый посетителем кофе не должен «украшать» помощника директора весь день.

Украшения и аксессуары

Вычурные украшения находятся под строгим запретом, деловой этикет допускает ношение не больше трех аксессуаров: цепочки, серег, кольца. Плохим тоном считается добавление к образу бантиков, обруча, цветных резинок для волос.

Аксессуары подбираются в соответствии к костюму, к ним относят:

элегантную дамскую сумочку; ремень – средней по ширине или узкий, бежевого, черного или натурального оттенка, без декоративных элементов и украшенных стразами пряжек; очки – в классической оправе, черного или металлического цвета; часы – на кожаном ремешке, механические или кварцевые, но не электронные; мобильный телефон – с чехлом демократичного, неяркого цвета, приятной мелодией вызова.

К дополнительным аксессуарам относят, например, органайзер с кожаной обложкой хорошего качества. Уважительное отношение к предприятию проявляется логотипом фирмы на его внешней стороне.

Прическа

Волосам уделяется особое внимание. Элегантная стрижка или строгая прическа – обязательный атрибут помощницы директора. Грязная голова, плохо подстриженные волосы или вылезшие черные корни недопустимы.

Макияж

Для завершения образа используется косметика натуральных, естественных тонов. У секретаря должны быть ухоженные руки – классический маникюр с пастельным цветом лака.

Парфюм

Туалетная вода или духи должны соответствовать деловому имиджу – резкие и насыщенные запахи часто вызывают раздражение у коллег, руководства и посетителей. Легкий, ненавязчивый аромат – лучший вариант выбора.

Будь готов

Помощница директора должна иметь хороший ежедневник – в него вносятся текущие приказы, указания, памятные даты и срочные вопросы. Стакан с работающими ручками и карандашами поможет избежать неприятных моментов, когда необходимо сделать срочные записи, а под рукой нет ни письменных принадлежностей, ни листа бумаги.

Этикет общения секретаря по телефону

Основная работа секретаря заключается в решениях многих вопросов через телефонные звонки. Правила этикета распространяются и на общение со звонящими, нарушение принятых норм может стать причиной увольнения нерадивого помощника.

Звонят вам

При приеме входящего звонка нужно придерживаться правил:

снять трубку после первого или второго сигнала; назвать собственное имя и должность; записать ФИО позвонившего, обращаться к нему только по имени-отчеству; весь разговор вести в доброжелательном тоне, с максимальным интересом и вниманием к проблеме собеседника; если возникают форс-мажорные обстоятельства и необходимость прервать разговор, то после извинений спрашивают о том, куда и когда можно перезвонить.

Если ответа на заданный вопрос нет, то не нужно выкручиваться – лучше извиниться и признаться в своей некомпетентности. После выяснения важной для человека информации ему необходимо перезвонить и сообщить о полученных данных – разговоре договариваются заранее. При любом тоне звонящего не нужно прерывать разговор или показывать свое желание положить трубку.

Звоните вы

Исходящие звонки проводятся по алгоритму:

уточняется удобное для разговора время – оно должно согласовываться заранее; формулируется цель звонка – проводится предварительная подготовка материалов по проблеме, общий план беседы; при разговоре запрещаются длинные монологи; основные результаты беседы помечаются в ежедневнике.

Читайте также:  Открытки с днем рождения женщине настенька

Итогом разговора должна стать конкретная договоренность – о деловой встрече, визите или прибытии в офис собеседника.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

секретарь встречает всех приглашенных у входа; выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши; указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

Прием посетителей секретарем по этикету

Дата и время приема согласовывается с посетителем заранее, время встречи должно устаивать обе стороны. Руководитель заранее ставится в известность о стоящем на повестке дня вопросе, о проблеме ему напоминают вторично перед тем, как запустить человека в кабинет. Если посетитель пришел спонтанно, без предварительной договоренности, то в обязанности секретаря входит решение вопроса о записи на прием или направлении к директору в тот же момент.

Хороший секретарь четко знает свои обязанности, структуру компании и правила решения основных проблем. Если человек интересуется вопросом, находящимся в сфере деятельности другого сотрудника, то он должен перенаправить его к компетентному лицу, не создавая бюрократических проволочек.

После окончания беседы необходимо записать ее результаты, получить от начальства дополнительные приказы и указания. Если в назначенное время директора нет на месте, то перед посетителем нужно извиниться и объяснить причину его отсутствия. Взамен человек направляется к другому специалисту или ему назначается другое время визита.

При ожидании прибытия иностранных бизнесменов помощник должен заранее найти хорошего переводчика. Многие проблемы в бизнесе возникали из-за плохого знания языка, низкой квалификации переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

При общении с любым работником предприятия секретарь должен придерживаться правил:

уважительно относится к старшим по возрасту коллегам; поддерживать только деловые отношения, без фамильярности и панибратства; сдерживать эмоции, внимательно выслушивать возникшие претензии и проблемы.

Помощник должен помнить о сдержанности, не обсуждать вопросы и темы, относящиеся к руководящему составу. Каждое слово взвешивается и обдумывается, излишне эмоциональное отношение к проблемам может стать первым шагом к потере рабочего места.

Заключение

Азы делового этикета помогают секретарю:

удачно формировать свой положительный имидж; поддерживать имя компании; успешно работать с директором, посетителями, партнерами и сотрудниками предприятия; пользоваться готовыми наработками при возникновении форс-мажорных обстоятельств или непредвиденных ситуаций.

В основу делового этикета закладывается принятая в организации культура, дресс-код. Под помощником руководителя подразумевается человек, относящийся к профессионалам своего дела, способный к принятию собственных решений, отличающийся вежливостью, инициативностью, здравомыслием и лояльностью.

Нарушение требований делового общения может полностью разрушить однажды созданный имидж компании, оттолкнуть потенциальных партнеров и заказчиков. Образ недалекой секретарши, забывающей приказы руководства через несколько минут, сформирован кинофильмами и далек от действительности. В реальности помощник руководителя владеет информацией о работе компании практически в том же объеме, что и его непосредственное начальство.

Источник

Как стать профессиональным секретарем

Интервью бизнес-тренера Анны Николаевой на радиостанции «Говорит Москва» 62,0 FM. В гостях у ведущего рубрики Игоря Игорева.

И.И. – Быть хорошим секретарем не просто. Во-первых, секретарь – это лицо компании, на нем лежит много реальной ответственности. Во-вторых, эта профессия не зря считается одной из самых стрессовых: много дел, много проблем, надо все сделать и при этом все сделать отлично и не запутаться. Как все это успеть сделать? Как можно противостоять стрессу и стать успешным и достойным представителем своей компании? Что это за птица – секретарь? Когда речь идет о секретаре, у большинства работодателей возникает вопрос, какой им нужен секретарь. Скорее всего, большинство ответит, что им важнее ноги, а не голова, потому что им нужны презентабельные люди. А голова как-нибудь приложится. Кто такой секретарь сегодня?

А.Н. – Слово «секретарь» появилось еще в средневековье. В переводе с латыни это означает «доверенное лицо». Человек, занимающий эту должность, должен быть хорошо образован, знать свое дело, коммуникабельным, потому что задача секретаря состоит в том, чтобы легко находить контакт с людьми. Конечно, не стоит выбирать между головой и ногами, потому что секретарь является витриной компании. По его работе клиент делает предположительные выводы о работе компании, о том, как с ним будут работать в дальнейшем.

И.И. – Для секретаря труднее всего противостоять стрессам, знать документооборот, выполнять распоряжения начальника? Ведь не секрет, что многие секретари выполняют несвойственные данной профессии функции. Они работают кадровиками, иногда выполняют бухгалтерскую работу, разносят кофе, убирают в офисе.

А.Н. – Конечно, такое бывает. Основные обязанности секретаря – это документооборот. Это обработка поступающих и отправляемых документов, подготовка писем, факсов, справок. Кроме того, секретарю необходимо управлять протоколом посетителей, согласовывать с руководителем приоритетность графика приема посетителей. В его обязанности входит организация собраний, совещаний, конференций, телефонные переговоры. В любом случае секретарь должен ознакомиться со своими должностными обязанностями и опираться на них в процессе работы.

И.И. – Что это за обязанности? Их надо прописать?

А.Н. – Конечно. Если обязанности не прописаны, самому секретарю рекомендуется прописать их и опираться на этот список в процессе своей работы.

И.И. – Выполнять желания руководителя – вот и все обязанности.

А.Н. – Совершенно верно. Руководитель для секретаря – это главный клиент. Ему необходимо помогать, разгружать его, ненавязчиво заботиться о руководителе.

И.И. – А как быть с остальными сотрудниками, которые обращаются к секретарю? Секретарь коммуницирует не только с руководителем. К секретарю приходят клиенты, посетители. Надо свободно владеть иностранными языками. Даже если секретарь – это ноги, то ноги должны быть с пятью языками.

А.Н. – Действительно, знание иностранных языков – это преимущество для секретаря. Клиентов и посетителей надо правильно принимать, улыбнуться им, предложить присесть, подать кофе, чай. Это банальные вещи, но, к сожалению, не во всех компаниях секретари используют эти знания. Иногда в компании создается впечатление, что ты оторвал секретаря от важной работы, от чтения журнала.

И.И. – Иногда секретарь что-то выстукивает на компьютере. Есть образ секретарши, которая что-то печатает на машинке и отвечает за бесконечные телефонные звонки. То и дело она заходит в кабинет к руководителю. Все это прекрасно помнят, а кто не помнит, может посмотреть на это в советских фильмах. Но сейчас секретари другие.

А.Н. – Совершенно верно. Сейчас многие руководители обучают секретарей телефонному этикету. Секретарю необходимо знать правила приема поступившего звонка, переключения на сотрудника или руководителя компании. Кроме того, есть правила удержания гудка и прощания.

И.И. – Удержание гудка – это процесс, когда в телефоне включается музыка, который в трубку голос говорит, что этот звонок очень важен для компании? В это время играет музыка, например, Бетховена.

А.Н. – Бывает, что клиент звонит руководителю компании, но руководитель в данный момент занят. Секретарь должен сказать, что в данный момент руководитель на совещании. Секретарь спрашивает, клиенту будет удобнее подождать или перезвонить. То есть надо предложить какую-то альтернативу действий. А иногда секретари не знают этих алгоритмов, используют слова-паразиты, слова-раздражители, например, просят подождать или повисеть на трубочке. К словам-паразитам относятся, например, такие: «Как вас представить»? Очень часто клиенты шутят на эту тему, предлагают представить их высоким блондином.

И.И. – А как надо спросить? Может быть, надо сказать: «Представьтесь, пожалуйста»?

А.Н. – Да, можно сделать и так. Надо просить оставаться на линии, а не подождать или повисеть, пока человека не свяжут с нужным ему абонентом. На каждое действие есть алгоритм работы, который необходимо соблюдать. Кроме того, есть телефонное табу. Это слова алло, слушаю вас, минуточку, секундочку, факсик, телефончик. Эти слова нельзя употреблять.

Читайте также:  Годовщина свадьбы 34 года янтарная свадьба смс поздравления

И.И. – Конечно, лучше оставить уменьшительные формы. Но это относится не к работе секретаря, а к работе девушки на телефоне. Сейчас спектр профессий довольно широк.

А.Н. – Совершенно верно.

И.И. – Это может делать девушка, работающая в call-центре, мелкие служащие. Сам секретарь является довольно значимым лицом в своей компании.

А.Н. – Есть основные обязанности секретаря. Это прием телефонных звонков, посетителей, помощь руководителю в планировании рабочего дня, организация собраний и совещаний. Кроме того, секретарю необходимо умело урегулировать конфликтные ситуации, которые складываются с клиентами, помогать руководителю, быть его стеной и защитником.

И.И. – Секретарь – это сестра-хозяйка?

И.И. – Но такие девочки называются иначе. Это могут быть офис-менеджеры, сотрудники саll-центра, секретари-ассистенты и так далее. Они числятся в реестре профессий?

А.Н. – Думаю, что числятся.

И.И. – Секретарь – это лицо компании. В компании должна быть прописана вся процедура того, как человек должен себя вести. В первую очередь это зависит от корпоративной культуры компании?

А.Н. – Конечно. Секретарь является визуальной витриной компании. Необходимо уметь правильно приветствовать, пригласить клиента к руководителю, узнать, на какое время назначена встреча. Весь регламент секретарю надо прописать.

И.И. – Секретарь должен не только все это прописывать, но и работать с документами, организовывать работу. Он организатор и вдохновитель всех наших побед.

И.И. – Всегда ли молодые девушки, которые являются витриной, понимают, чем они занимаются? На мой взгляд, секретарь – это женщина средних лет, с опытом, с образованием. Она может выполнять задания, урегулировать конфликты, заниматься документооборотом, принимать клиентов и гостей, вести переговоры, если это потребуется.

А.Н. – Это может сделать и выпускница института или колледжа, если перед этим она пройдет соответствующее обучение в школе или на курсах секретарей. Этому можно обучить, как и работе с конфликтными клиентами. Можно научиться организации времени, телефонному этикету.

И.И. – Разве этому не учат в высших учебных заведениях? На мой взгляд, с документами у них не должно быть проблем, потому что в вузах были соответствующие специальности, там этому учат людей.

А.Н. – Насколько я знаю, в высших учебных заведениях нет факультета, где готовят секретарей.

И.И. – Это называлось делопроизводство.

А.Н. – Делопроизводство изучают во время получения среднеспециального образования. Существуют школы подготовки секретарей, а также тренинги и семинары.

И.И. – Теперь жизнь выглядит так?

Бизнес-тренер, директор Центра «ТренерПРОФИ», автор и ведущая тренинга «Технология разработки и проведения тренингов по командообразованию»

Источник



Первый день работы секретарши

June 25th, 2014, 11:59 am

Когда я только устроилась работать секретаршей, я поставила себе срок, за который я должна была найти новую работу и уволиться отсюда.
Я думала, что мне хватит месяца. Максимум двух.
Однако прошло уже полгода, а я все еще перебираю бумаги, отвечаю на звонки и заказываю канцелярские принадлежности.
Затянуло.
Стараюсь мыслить позитивно, но плохо получается. Время идет, а зарплата, которая очень выручила меня в первый месяц и действительно была спасением в череде безденежных дней, уже перестала удовлетворять меня.

Но нет, хотела написать не об этом. Хочу написать правила жизни секретарши для тех простых девушек, которых судьба случайно занесла в офис, да еще и на эту позицию. Не сходите с ума, если коллектив нормальный, все будет нормально. А если вы стесняетесь своей работы, то друзьям всегда можно сказать, что вы работаете каким-нибудь менеджером. Главное, не сообщать точный адрес своего офиса, а то будет сюрприз.

1. Никогда не заводи приятельских отношений в офисе. Вообще общайся поменьше. Чем меньше о тебе знают, чем меньше о тебе думают — тебе же лучше. Зачем лишние сплетни или посвящения в проблемы других?

2. Как я поняла, главное секретарше вовремя прийти на работу. Что ты там делаешь в течение дня — это дело десятое. Главное, чтобы, когда все остальные начали подтягиваться в офис, ты уже сидела на рабочем месте и улыбалась. Так что умри, но прибеги ровно к 10 утра. Или к 9. Когда вам там надо быть в офисе. Если приходишь на 10 минут раньше, то ты вообще супер секретарь и ни у кого к тебе не будет вопросов.

3. Краситься на рабочем месте — вообще моветон. Нельзя краситься, нельзя делать маникюр и точка! Я раньше экспериментировала с этим. И всегда кто-нибудь да появлялся в момент, когда я крашу ногти или рисую стрелку на веке. Потом не отвертишься, что это было только единожды. Все, абсолютно все будут считать, что ты делаешь постоянно.

4. Не читай на работе книг, не сиди в телефоне. Если очень охота читать и времени свободного полно — качай все на компьютер. Так хотя бы будет ощущение, что ты работаешь. Писать в блог тоже круто, всем кажется, что ты занята серьезным делом. Какой-то текст набираешь.

5. Не важно, насколько ты вежливая, важно, какой у тебя голос. Говори по телефону низким секси голосом и тогда, даже если ты тупишь и вообще не понимаешь, на кого переключать или что сказать, человек на том конце провода не будет визжать.

6. Чая-кофе пей поменьше. Опять-таки, все будут говорить, что ты только и делаешь, что гоняешь чаи на рабочем месте.

7. Развивайся, детка. Работая секретарем очень просто начать деградировать. Поэтому, скачай на компьютер какой-нибудь курс — иностранного языка или биологии. Чего угодно. Учись писать левой рукой. Или тренируйся печатать слепым десятипальцевым методом. Иначе окончательно закиснешь и будешь вечным секретарем.

8. Сядь на диету. Это какая-то жесть, но работая секретарем начинаешь как-то быстро набирать килограммы.

9. Знай всех в офисе поименно и будь неэмоциональной. Ты не человек, ты машина по поглощению информации. Даже если ты будешь такой, все равно до тебя докопаются и посвятят в какие-то душевные дела. Но если ты еще ко всему прочему будешь эмоциональной — станешь штатным психологом, который в итоге будет во всем виновата.

10. Обещай себе, что уволишься отсюда как можно быстрее. Знаю, есть вечные секретари, но мне кажется, если я поработаю здесь дольше года, у меня в мозгу начнутся необратимые изменения.

Я не соблюдала эти правила и уже в первые рабочие дни попадала в разные дурацкие ситуации. То мне приписывали романы, которые я даже не думала заводить, то говорили, что я нифига не работаю.
За то теперь меня чаще всего просто не видят. Одна тетка тут, как выяснилось, что не помнит, как меня зовут. И то хорошо. Меньше всего хочу стать той секретаршей, которая заслужила какие-то там бонусы или премию за хорошую работу.
Я здесь никто, человек-невидимка. Поэтому при мне не стесняются обсуждать свои дела и проблемы. Мужчины без стеснения открываются передом мной. Я как будто плюшевая игрушка, которой можно и поплакаться, и рядом с которой можно хоть без трусов бегать, я ничего не скажу, у меня в голове опилки. Им кажется, что я вообще не могу анализировать обстановку никак.
Странная работа. Странный офис. Странное лето с бесконечными дождями.

А у вас есть какие-нибудь свои негласные правила на работе? Которые вы сами себе придумали и соблюдаете?

Источник